Spesen- und Reisekostenabrechnung mit awino®EASY
Ihre Vorteile im Überblick:
- Beantragung und Freigabe von Spesen- und Reisekosten mit awino®EASY
- Erfassung unterschiedlicher Kostenarten (z.B. Fahrtkosten, Unterbringung, Nebenkosten)
- Möglichkeit zum Upload zugehöriger Dokumente (Rechnungen/ Belege/ etc.)
- Unterstützung von ein- oder mehrtägigen Reisen
- Berücksichtigung von Kostenstellen
- Möglichkeit zum Hinterlegen von Verpflegungspauschalen
- Unterstützung landesspezifischer Spesensätze (z.B. Deutschland, Österreich, Schweiz)
- Transparenz und Monitoring mittels awino®EASY-Dashboard
Unter einer Spesenabrechnung (auch Reisekostenabrechnung) versteht man die Abrechnung von Kosten, die Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen, für Ihr Unternehmen in Vorleistung ausgelegt haben. Dazu zählen Kosten für Übernachtungen und Verpflegung, Fahrtkosten sowie Reisenebenkosten (z.B. Park- und Mautgebühren, Taxifahrten, Fahrkarten im ÖPNV, etc.). Doch obwohl es bei der Spesenabrechnung Geld zurück gibt, stellt dieses Thema viele Unternehmen vor große Herausforderungen. In der Regel dadurch, dass den Mitarbeiter:innen nur unzureichende Unterstützung in der Dokumentation von Reisen und deren Abrechnung seitens der Unternehmen zur Verfügung gestellt wird.
Mit der awino®EASY-Spesenabrechnung werden Ihre Mitarbeiter:innen bei der Dokumentation von Reisen und Kosten durch das System unterstützt. Dabei werden Verpflegungspauschalen im In- und Ausland und Fahrtkosten vom System automatisch berechnet. Zugehörige Dokumente für Übernachtungen und Verpflegung sowie für Reisenebenkosten können von Ihren Mitarbeiter:innen digital ins Portal hochgeladen werden. Plausibilitätsprüfungen sorgen zusätzlich für Reduzierung der Fehlermöglichkeiten.
Funktionen der Spesen- und Reisekostenabrechnung in awino®EASY:
- Erfassung in einem awino®EASY-Webformular
- Digitales Hinzufügen relevanter Dokumente (z.B. Rechnungen, Belege)
- Freigabe der Spesen- und Reisekosten gemäß Ihres Unternehmens-individuellen Prozesses
- Optionale, automatische Weitergabe der Daten an nachgelagerte Anwendung (z.B. ERP/ Buchungssystem)
- Einsicht in eigene, laufende Vorgänge durch Antragsteller
- Übersicht ausstehender Kosten für die Buchhaltungsabteilung
- Rechtebasiertes Monitoring währende des gesamten Prozessablaufs