Der Eintritt neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen, die Änderung von Daten der Mitarbeiter:innen, der Abteilungswechsel sowie die notwendigen Tätigkeiten beim Verlassen des Unternehmens, sind Prozesse, die jedes Unternehmen betreffen. Diese Prozesse bilden ein Paradebeispiel für die Möglichkeit einer strikten Standardisierung und Digitalisierung, denn die Vorgehensweise beim On- bzw. Offboarding der Mitarbeiter:innen sind in der Regel immer gleich. Auch sind etwa die IT-Systeme, in denen ein neue:r Mitarbeiter:in angelegt werden muss, immer dieselben. Oft mangelt es diesen Prozessen aber gerade in kleinen und mittleren Unternehmen an Durchgängigkeit und technischer Unterstützung. Gründe, warum diese Prozesse häufig stiefmütterlich behandelt werden, liegen auf der einen Seite darin, dass es sich hierbei um Unterstützungsprozesse handelt, die keinerlei Wertschöpfung mit sich bringen. Auf der anderen Seite treten trotz des hohen Standardisierungspotentials im einzelnen Unternehmen in der individuellen Ausgestaltung dieser Prozesse in unterschiedlichen Unternehmen deutliche Detailunterschiede zutage.

Auch bedeutet die technische Integration beispielsweise der Softwaresysteme, in denen ein:e Mitarbeiter:in ein- bzw. ausgetragen werden muss, einen Aufwand, den ein Unternehmen häufig scheut, der aber mittel- bis langfristig – trotz des Unterstützungsprozesscharakters – einen ROI mit sich bringt. Gerade bei Berücksichtigung der Fluktuation von Mitarbeiter:innen addiert sich der einzusparende Aufwand gegenüber der manuellen Durchführung der betreffenden Arbeitsschritte schnell zu Summen, welche die Kosten einer Digitalisierung rechtfertigen. Darüber hinaus ergeben sich die zusätzlichen Vorteile der jederzeitigen Transparenz, Fristeinhaltung oder der Sicherstellung, dass Teilprozesse nicht mehr vergessen werden (so kommt es beispielsweise häufiger als angenommen vor, dass ein:e Mitarbeiter:in, der das Unternehmen bereits verlassen hat, noch aktive Online-Zugänge zu Unternehmenssystemen besitzt).

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