Die Bearbeitung eingehender Rechnungen ist ein Prozess, der in nahezu allen Unternehmen einen ähnlichen Ablauf besitzt. Eingehende Rechnungen werden zugeordnet, geprüft, freigegeben und bezahlt. In der Ausgestaltung, dem Grad der Standardisierung oder der digitalen Unterstützung allerdings finden sich deutliche Unterschiede, oft mit hohem Optimierungspotenzial. Mit dem Prozess der digitalen Rechnungsbearbeitung in awino^®_EASY heben Sie dieses Potential für Ihr Unternehmen.

Wir stellen Ihnen dafür entweder einen Standardprozess zur Verfügung, den wir gemeinsam mit Ihnen nach Ihren Wünschen anpassen oder entwickeln eine für Ihr Unternehmen individuelle Umsetzung. Ihren Anforderungen entsprechend werden die erforderlichen Stammdaten – z.B. Kreditorendaten, Kostenstellen oder Sachkonten – in awino^®_EASY gehalten oder hierfür auf Ihren bestehenden Systemen zugegriffen. Dazu binden wir bei Bedarf bestehenden Systeme – z.B. Ihr ERP-System – über digitale Schnittstellen in den Prozess ein.

Funktionen der digitalen Rechnungsbearbeitung in awino^®_EASY:

• Einlesen digitaler Rechnungen (z.B. per E-Mail eingegangener Rechnungen)
• Extraktion der Rechnungsdaten (*)
• Zuordnung der Rechnung zum zugehörigen Kreditor
• Jederzeitige Sicht auf das Rechnungsdokument und die zugehörigen Rechnungsdaten
• Zuordnung der Rechnung zur zuständigen Stelle/ zum/zur zugehörigen Mitarbeiter:in
• Inhaltliche Freigabe der Rechnung durch fachlich verantwortliche Mitarbeiter:innen
• Freigabe der Zahlung durch Kostenstellen-verantwortliche Mitarbeiter:innen
• Permanente Übersicht: wer hat was wann bearbeitet
• Erinnerung und Eskalation
• Erfassung der Buchungssätze (mit Sachkonten/ Kostenstellen)
• Export der Buchungsdaten für die Weiterverarbeitung (z.B. im ERP-System)

(*) Bei Bedarf: Verwendung von Fremd-/ Partnerkomponenten